Dịch vụ pháp lý cộng đồng West Heidelberg (WHCLS) là một dịch vụ được cung cấp bởi Holstep Health và chúng tôi cam kết tôn trọng và bảo vệ quyền riêng tư của bạn theo luật bảo mật hiện hành của Úc.

WHCLS phải tuân thủ các Nguyên tắc về quyền riêng tư của Úc trong Đạo luật về quyền riêng tư năm 1988 (Cth) và tùy thuộc vào hoàn cảnh, WHCLS cũng phải tuân thủ các luật về quyền riêng tư hiện hành khác như Đạo luật về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu năm 2014 (Vic).

Chính sách này giải thích cách WHCLS xử lý thông tin cá nhân của bạn. Chính sách này không bao gồm các nghĩa vụ bảo mật thông tin khách hàng được nêu trong Tài liệu Hướng dẫn Khách hàng của WHCLS.

WHCLS thu thập những thông tin cá nhân nào?
Thông tin cá nhân là bất kỳ thông tin nào (bao gồm hình ảnh), dù đúng hay không, có thể xác định hoặc nhận dạng bạn.

Loại thông tin cá nhân chúng tôi thu thập về bạn phụ thuộc vào tương tác của chúng tôi với bạn. Nếu bạn:
• là khách hàng của WHCLS, thông tin cá nhân mà chúng tôi thu thập có thể bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc, giới tính, ngày sinh, hoàn cảnh tài chính, nơi ở, chi tiết về vấn đề pháp lý và thông tin nhạy cảm như tiền án tiền sự và khuyết tật;
• trong tranh chấp với khách hàng hoặc liên quan đến một trong những vấn đề của chúng tôi, chúng tôi sẽ thu thập tên, thông tin liên lạc và thông tin (cá nhân hoặc khác) của bạn về tranh chấp/vấn đề đó.

Đối với những tương tác không liên quan đến tranh chấp/vấn đề pháp lý (ví dụ nếu bạn là nhà cung cấp/người xin việc/người dùng trang web), vui lòng tham khảo chính sách bảo mật chung của Holstep Health để biết các loại thông tin cá nhân mà chúng tôi có thể thu thập về bạn.

Thông tin nhạy cảm
Thông tin nhạy cảm là một tập hợp con của thông tin cá nhân và bao gồm thông tin về nguồn gốc chủng tộc/dân tộc, tiền án, tín ngưỡng tôn giáo và sức khỏe của một người. Chúng tôi thu thập thông tin nhạy cảm nếu cần thiết để thực hiện chức năng hoặc hoạt động của mình và:

• bạn đã đồng ý với việc thu thập đó; hoặc
• chúng tôi được pháp luật yêu cầu hoặc cho phép làm như vậy.

WHCLS thu thập thông tin cá nhân như thế nào?
Khi chúng tôi thực hiện các hoạt động của mình như một dịch vụ pháp lý, chúng tôi thu thập thông tin cá nhân:

• từ bạn (ví dụ: trực tiếp, qua điện thoại);
• thông qua các tài liệu chúng tôi nhận được (ví dụ thư từ, tài liệu tòa án, email);
• thông qua việc bạn sử dụng trang web của chúng tôi;
• từ bên thứ ba (ví dụ: cơ quan quản lý/nguồn công khai)

Tại sao WHCLS thu thập thông tin cá nhân?
Chúng tôi thu thập, lưu giữ và sử dụng thông tin cá nhân của bạn để:

• đánh giá xem khách hàng có đủ điều kiện nhận hỗ trợ hay không;
• cung cấp cho khách hàng lời khuyên, hỗ trợ và dịch vụ pháp lý;
• gửi cho bạn thông tin bạn đã yêu cầu;
• giải quyết mọi khiếu nại hoặc thắc mắc;
• giám sát và đánh giá các dịch vụ của WHCLS bao gồm cả việc đánh giá ngang hàng về dịch vụ;

Chúng tôi cũng có thể thu thập, lưu giữ và sử dụng thông tin cá nhân cho các mục đích khác:

• mà bạn đã đồng ý;
• được yêu cầu hoặc cho phép theo luật;
• được giải thích tại thời điểm thu thập.

Chúng tôi cũng sử dụng thông tin cá nhân sau khi xóa thông tin nhận dạng để:

• đáp ứng các nghĩa vụ báo cáo/tài trợ của chúng tôi;
• xin tài trợ;
• thực hiện nghiên cứu và phân tích thống kê;
• hỗ trợ hoạt động vận động của chúng tôi (đưa ra ý kiến về các vấn đề rộng hơn liên quan đến luật pháp và cải cách luật pháp).

Khi WHCLS tiết lộ thông tin cá nhân
Chúng tôi thường chỉ tiết lộ thông tin cá nhân cho những người hoặc tổ chức khác trong phạm vi cần thiết, để:

• giúp khách hàng của chúng tôi giải quyết vấn đề pháp lý (ví dụ: luật sư/chuyên gia liên quan đến vấn đề này);• giải quyết khiếu nại;
• trả lời một bài gửi hoặc yêu cầu; và
• cho phép chúng tôi cung cấp dịch vụ và thực hiện các hoạt động của mình (ví dụ: nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài về lưu trữ/lưu trữ dữ liệu, dịch vụ chuyển phát nhanh/máy chủ xử lý, v.v.).

Trong một số trường hợp, và theo nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi và/hoặc hướng dẫn của bạn, chúng tôi có thể tiết lộ thông tin cá nhân cho một cơ quan bên ngoài như tòa án, hội đồng xét xử, cơ quan tài trợ hoặc tổ chức xem xét như Victoria Legal Aid, Victoria Ombudsman hoặc Ban và Ủy viên Dịch vụ Pháp lý.

Chúng tôi cũng có thể tiết lộ thông tin khác khi có sự đồng ý của bạn hoặc theo yêu cầu hoặc được pháp luật cho phép.

Chúng tôi sẽ không chia sẻ thông tin cá nhân của bạn với bất kỳ ai bên ngoài Úc (trừ trường hợp được pháp luật cho phép hoặc ủy quyền) mà không có sự đồng ý của bạn.

WHCLS lưu trữ thông tin cá nhân của bạn như thế nào?
Chúng tôi lưu trữ thông tin cá nhân của bạn dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy được lưu trong tủ hoặc lưu trữ ngoài cơ sở.

Chúng tôi thực hiện các bước hợp lý để đảm bảo thông tin cá nhân chúng tôi lưu giữ là chính xác, đầy đủ và cập nhật. Chúng tôi yêu cầu mọi người thông báo cho chúng tôi khi thông tin cá nhân của họ thay đổi để chúng tôi có thể cập nhật hồ sơ.

WHCLS bảo vệ thông tin cá nhân như thế nào
Chúng tôi thực hiện các biện pháp hợp lý để bảo vệ thông tin cá nhân khỏi bị mất mát, sử dụng sai mục đích, truy cập trái phép, sửa đổi và tiết lộ. Để làm được điều này, chúng tôi sử dụng các biện pháp bảo vệ về mặt thủ tục, vật lý và công nghệ.

Chúng tôi hạn chế quyền truy cập vào không gian làm việc và hệ thống của mình. Chúng tôi chỉ sử dụng các nhà cung cấp lưu trữ dữ liệu bên ngoài khi họ cũng thực hiện các biện pháp hợp lý để bảo vệ thông tin cá nhân.

Chúng tôi yêu cầu nhân viên xử lý thông tin cá nhân một cách cẩn thận và chỉ truy cập những thông tin cần thiết cho công việc. Chúng tôi hỗ trợ điều này bằng các chính sách sử dụng, rào cản thông tin và kiểm soát truy cập. Mặc dù WHCLS là một dịch vụ của Holstep Health , tất cả thông tin và chi tiết của khách hàng WHCLS đều được nhân viên WHCLS giữ bí mật và không được cung cấp cho người khác Holstep Health nhân viên hoặc dịch vụ.

Chúng tôi hủy thông tin bản cứng khi pháp luật không còn yêu cầu chúng tôi phải lưu giữ thông tin đó nữa. Chúng tôi thực hiện việc này theo đúng nghĩa vụ pháp lý của mình. Nhìn chung, bản cứng của hồ sơ khách hàng có thể bị hủy sau 7 năm kể từ khi hồ sơ được đóng lại hoặc sau khi tư vấn pháp lý được cung cấp, trừ khi khách hàng yêu cầu lưu giữ lâu hơn.

Dịch vụ WHCLS bị hạn chế nếu bạn chọn ẩn danh
Mọi người có thể chọn không tiết lộ danh tính khi liên hệ với chúng tôi, nhưng điều này có thể hạn chế mức độ dịch vụ mà chúng tôi có thể cung cấp cho họ. Chúng tôi không thể cung cấp tư vấn pháp lý nếu không thu thập thông tin cá nhân có liên quan đến vấn đề.

WHCLS sử dụng mã định danh duy nhất
Chúng tôi tạo mã số khách hàng cho mỗi người được chúng tôi tư vấn pháp lý. Điều này giúp chúng tôi lưu giữ hồ sơ về các dịch vụ chúng tôi cung cấp, đưa ra những giới thiệu phù hợp và tránh xung đột lợi ích.

Làm thế nào bạn có thể truy cập và chỉnh sửa thông tin cá nhân của mình
Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn muốn truy cập hoặc chỉnh sửa thông tin cá nhân mà chúng tôi lưu giữ về bạn. Để bảo vệ thông tin cá nhân của bạn, chúng tôi có thể yêu cầu bạn xác minh danh tính trước khi xử lý yêu cầu truy cập hoặc chỉnh sửa thông tin cá nhân của bạn.

Chúng tôi đặt mục tiêu phản hồi các yêu cầu truy cập và chỉnh sửa trong vòng 30 ngày, trừ khi đó là yêu cầu phức tạp.

Truy cập
Nếu chúng tôi có thông tin cá nhân về bạn mà bạn có quyền truy cập, chúng tôi sẽ liên hệ với bạn để sắp xếp việc truy cập. Bạn cũng có thể yêu cầu bản sao của một số tài liệu nhất định từ hồ sơ pháp lý của mình.

Nếu chúng tôi có thông tin cá nhân về bạn mà không thể cung cấp cho bạn quyền truy cập, chúng tôi sẽ giải thích lý do bằng văn bản.

Sửa lỗi
Bạn có thể yêu cầu chúng tôi sửa thông tin cá nhân mà chúng tôi lưu giữ về bạn nếu bạn cho rằng thông tin đó không chính xác, lỗi thời, không đầy đủ, không liên quan hoặc gây hiểu lầm.

Nếu chúng tôi đồng ý rằng thông tin cá nhân của bạn cần được sửa, chúng tôi sẽ thực hiện các bước hợp lý để thực hiện việc đó.

Nếu chúng tôi không đồng ý rằng thông tin cá nhân của bạn cần được sửa, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn bằng văn bản về:

• quyết định của chúng tôi và nếu có thể, lý do cho quyết định đó; và
• những hành động bạn có thể thực hiện nếu không đồng ý với quyết định của chúng tôi.

Khiếu nại về quyền riêng tư
Chúng tôi coi trọng các khiếu nại và lo ngại liên quan đến quyền riêng tư.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn có khiếu nại về cách chúng tôi thu thập hoặc xử lý thông tin cá nhân của bạn. Bạn có thể trực tiếp nêu vấn đề với luật sư của mình (nếu có) hoặc với Luật sư Chính. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của vấn đề, chúng tôi có thể yêu cầu bạn nộp khiếu nại bằng văn bản.

Chúng tôi luôn nỗ lực giải quyết khiếu nại nhanh chóng và công bằng. Trong hầu hết các trường hợp, chúng tôi sẽ phản hồi khiếu nại của bạn trong vòng 30 ngày.

Nếu bạn không hài lòng với phản hồi của chúng tôi hoặc chúng tôi không trả lời khiếu nại của bạn trong khoảng thời gian hợp lý, bạn có thể nộp đơn khiếu nại về quyền riêng tư tới Văn phòng Ủy viên thông tin Úc.

Liên hệ với chúng tôi
Mọi yêu cầu, khiếu nại và thắc mắc có thể gửi đến:
Luật sư chính
Dịch vụ pháp lý cộng đồng West Heidelberg
Thư: 21 Alamein Road, West Heidelberg 3081
Email: [email protected]
Điện thoại: (03) 9450 2002
Fax: (03) 9458 1067

Những thay đổi đối với Chính sách này
Chúng tôi có thể sửa đổi Chính sách bảo mật này theo thời gian.