West Heidelberg Community Legal Service (WHCLS) es un servicio ofrecido por Holstep Health y nos comprometemos a respetar y proteger su privacidad de acuerdo con la legislación australiana aplicable en materia de privacidad.

WHCLS está obligado a cumplir con los Principios de Privacidad Australianos de la Ley de Privacidad de 1988 (Cth) y, dependiendo de las circunstancias, también está obligado a cumplir con otras leyes de privacidad aplicables, como la Ley de Privacidad y Protección de Datos de 2014 (Vic).

Esta política explica cómo WHCLS trata su información personal. Esta política no cubre las obligaciones de confidencialidad del cliente que se describen en el folleto de la Carta del Cliente WHCLS.

¿Qué información personal recopila el WHCLS?
Por información personal se entiende cualquier dato (incluidas las imágenes), veraz o no, que le identifique o pueda identificarle.

El tipo de información personal que recopilamos sobre usted depende de nuestra interacción con usted. Si usted es
- un cliente de WHCLS, la información personal que recopilamos puede incluir su nombre, dirección, datos de contacto, sexo, fecha de nacimiento, circunstancias financieras, régimen de vida, detalles del problema legal e información sensible como antecedentes penales y discapacidad;
- en un litigio con nuestro cliente o implicado en uno de nuestros asuntos, recopilaremos su nombre, datos de contacto e información (personal o de otro tipo) sobre el litigio/el asunto.

Para las interacciones que no estén relacionadas con una disputa o asunto legal (por ejemplo, si usted es un proveedor, solicitante de empleo o usuario de un sitio web), consulte la política de privacidad general deHolstep Health Health para conocer los tipos de información personal que podemos recopilar sobre usted.

Información sensible
La información sensible es un subconjunto de la información personal e incluye información sobre el origen racial/étnico de una persona, antecedentes penales, creencias religiosas y salud. Recogemos información sensible si es necesaria para el desempeño de nuestras funciones o actividades y:

• usted ha dado su consentimiento a dicha recogida; o
• estamos obligados o autorizados por ley a hacerlo.

¿Cómo recoge WHCLS la información personal?
Cuando llevamos a cabo nuestras actividades como servicio jurídico, recogemos información personal:

• de usted (por ejemplo, en persona o por teléfono);
• a través de los documentos que recibimos (por ejemplo, cartas, documentos judiciales, correos electrónicos);
• a través de su uso de nuestro sitio web;
• de terceros (por ejemplo, autoridades reguladoras/fuentes públicas)

¿Por qué recoge WHCLS información personal?
Recogemos, conservamos y utilizamos su información personal para:

• evaluar si un cliente cumple los requisitos para recibir asistencia;
• ofrecer a nuestros clientes asesoramiento, asistencia y servicios jurídicos;
• enviarle la información que ha solicitado;
• atender cualquier queja o consulta;
• supervisar y evaluar los servicios del WHCLS, incluso en el marco de una revisión inter pares del servicio;

También podemos recoger, conservar y utilizar información personal para otros fines:

• para las que haya dado su consentimiento;
• exigidas o autorizadas por la ley;
• explicado en el momento de la recogida.

También utilizamos la información personal, una vez eliminados los datos identificativos, para:

• cumplir nuestras obligaciones de información y financiación;
• solicitar subvenciones;
• realizar investigaciones y análisis estadísticos;
• apoyar nuestra labor de defensa (presentar alegaciones sobre cuestiones más amplias de Derecho y reforma legislativa).

Cuándo revela WHCLS información personal
Por lo general, sólo revelamos información personal a otras personas u organizaciones en la medida necesaria para:

• ayudar a nuestros clientes con su problema jurídico (por ejemplo, abogados/expertos implicados en el asunto); - resolver una reclamación;
• responder a un envío o consulta; y
• permitirnos prestar nuestros servicios y llevar a cabo nuestras actividades (por ejemplo, proveedores externos de servicios de almacenamiento/archivo de datos, mensajería/servidor de procesos, etc.).

En algunos casos, y de conformidad con nuestras obligaciones legales y/o sus instrucciones, podemos revelar información personal a un organismo externo, como un juzgado, tribunal, organismo de financiación u organización de revisión, como Victoria Legal Aid, el Defensor del Pueblo de Victoria o la Junta y el Comisionado de Servicios Jurídicos.

También podemos realizar otras divulgaciones con su consentimiento o de otro modo, según lo exija o autorice la ley.

No compartiremos su información personal con nadie fuera de Australia (salvo en circunstancias permitidas o autorizadas por la ley) sin su consentimiento.

¿Cómo almacena WHCLS su información personal?
Almacenamos su información personal de varias formas, incluidos registros electrónicos y archivos en papel guardados en armarios o almacenados fuera de nuestras instalaciones.

Tomamos medidas razonables para garantizar que la información personal que tenemos es exacta, completa y actual. Pedimos a los usuarios que nos comuniquen cualquier cambio en su información personal para poder actualizar nuestros registros.

Cómo protege WHCLS la información personal
Tomamos medidas razonables para proteger la información personal de pérdidas, uso indebido, acceso no autorizado, modificación y divulgación. Para ello utilizamos salvaguardas procedimentales, físicas y tecnológicas.

Limitamos el acceso a nuestros espacios de trabajo y sistemas. Solo utilizamos proveedores externos de almacenamiento de datos cuando también toman medidas razonables para proteger la información personal.

Exigimos a nuestro personal que trate la información personal con cuidado y acceda sólo a lo que necesita para hacer su trabajo. Para ello contamos con políticas de uso, barreras de información y controles de acceso. Aunque WHCLS es un servicio de Holstep Health, toda la información y detalles de los clientes de WHCLS son mantenidos confidencialmente por el personal de WHCLS y no están disponibles para otro personal o servicios de Holstep Health .

Destruimos la información impresa cuando la ley ya no nos obliga a conservarla. Lo hacemos de acuerdo con nuestras obligaciones legales. En general, las copias impresas de los expedientes de los clientes pueden destruirse 7 años después de que se haya cerrado el expediente o se haya prestado asesoramiento jurídico, a menos que el cliente solicite que se conserven durante más tiempo.

Los servicios del WHCLS son limitados si decide permanecer en el anonimato
Las personas pueden elegir no identificarse cuando se ponen en contacto con nosotros, pero esto puede limitar el nivel de servicio que podemos prestarles. No podemos prestar asesoramiento jurídico sin recabar información personal relevante para el asunto.

WHCLS utiliza identificadores únicos
Creamos un número de cliente para cada persona a la que prestamos asesoramiento jurídico. Esto nos ayuda a llevar un registro de los servicios que prestamos, realizar las derivaciones oportunas y evitar conflictos de intereses.

Cómo puede acceder a su información personal y corregirla
Póngase en contacto con nosotros si desea acceder a la información personal que tenemos sobre usted o corregirla. Para proteger su información personal, es posible que le pidamos que verifique su identidad antes de tramitar su solicitud de acceso o corrección de su información personal.

Nuestro objetivo es responder a las solicitudes de acceso y corrección en un plazo de 30 días, a menos que se trate de una solicitud compleja.

Acceso
Si tenemos información personal sobre usted a la que tiene derecho a acceder, nos pondremos en contacto con usted para organizar el acceso. También puede solicitar copias de determinados documentos de su expediente jurídico.

Si tenemos información personal sobre usted a la que no podemos darle acceso, le explicaremos el motivo por escrito.

Rectificación
Puede pedirnos que corrijamos los datos personales que tenemos sobre usted si cree que son inexactos, obsoletos, incompletos, irrelevantes o engañosos.

Si estamos de acuerdo en que es necesario corregir su información personal, tomaremos las medidas razonables para hacerlo.

Si no estamos de acuerdo con la necesidad de corregir sus datos personales, se lo notificaremos por escrito:

• nuestra decisión y, cuando sea posible, el motivo de la misma; y
• las posibles acciones que puede emprender si no está de acuerdo con nuestra decisión.

Quejas sobre privacidad
Nos tomamos muy en serio las quejas e inquietudes relacionadas con la privacidad.

Póngase en contacto con nosotros si tiene alguna queja sobre cómo hemos recogido o tratado sus datos personales. Puede plantear la cuestión directamente a su abogado (si procede), o al abogado principal. En función de la complejidad del asunto, podemos pedirle que presente su queja por escrito.

Nuestro objetivo es resolver las reclamaciones de forma rápida y justa. En la mayoría de los casos, tratamos de responder a su queja en un plazo de 30 días.

Si no está satisfecho con nuestra respuesta o no hemos respondido a su queja en un plazo razonable, puede presentar una queja sobre privacidad ante la Oficina del Comisario de Información australiano.

Póngase en contacto con nosotros
Todas las solicitudes, quejas y consultas pueden dirigirse a:
Abogado Principal
Servicio Jurídico Comunitario de West Heidelberg
Correo postal 21 Alamein Road, West Heidelberg 3081
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: (03) 9450 2002
Fax: (03) 9458 1067

Cambios en esta Política
Podemos modificar esta Política de Privacidad de vez en cuando.