Il West Heidelberg Community Legal Service (WHCLS) è un servizio offerto da Holstep Health e ci impegniamo a rispettare e proteggere la privacy dell'utente in conformità alle leggi australiane sulla privacy.

WHCLS è tenuta a rispettare i principi australiani sulla privacy contenuti nel Privacy Act 1988 (Cth) e, a seconda delle circostanze, è tenuta a rispettare anche altre leggi sulla privacy applicabili, come il Privacy and Data Protection Act 2014 (Vic).

Questa politica spiega come WHCLS tratta i vostri dati personali. Questa politica non copre gli obblighi di riservatezza dei clienti, che sono delineati nell'opuscolo sulla Carta del Cliente WHCLS.

Quali informazioni personali raccoglie WHCLS?
Per informazioni personali si intendono tutte le informazioni (comprese le immagini), vere o meno, che identificano o potrebbero identificare l'utente.

Il tipo di informazioni personali che raccogliamo su di voi dipende dalla nostra interazione con voi. Se siete:
- un cliente di WHCLS, le informazioni personali che raccogliamo possono includere il nome, l'indirizzo, i dettagli di contatto, il sesso, la data di nascita, la situazione finanziaria, le condizioni di vita, i dettagli del problema legale e le informazioni sensibili come i precedenti penali e la disabilità;
- in caso di controversia con un nostro cliente o di coinvolgimento in una delle nostre questioni, raccoglieremo il vostro nome, i dettagli di contatto e le informazioni (personali o di altro tipo) sulla controversia/la questione.

Per le interazioni che non riguardano una controversia/una questione legale (ad esempio, se l'utente è un fornitore/un candidato al lavoro/un utente del sito web), si prega di fare riferimento all'informativa generale sulla privacy diHolstep Health per i tipi di informazioni personali che potremmo raccogliere su di lui.

Informazioni sensibili
Le informazioni sensibili sono un sottoinsieme delle informazioni personali e comprendono informazioni sull'origine razziale/etnica, sulla fedina penale, sulle convinzioni religiose e sulla salute di una persona. Raccogliamo informazioni sensibili se sono necessarie per svolgere le nostre funzioni o attività:

• avete acconsentito a tale raccolta; o
• siamo tenuti o autorizzati dalla legge a farlo.

In che modo WHCLS raccoglie le informazioni personali?
Quando svolgiamo le nostre attività di servizio legale, raccogliamo informazioni personali:

• da voi (ad es. di persona, per telefono);
• attraverso i documenti che riceviamo (ad esempio lettere, atti giudiziari, e-mail);
• attraverso l'utilizzo del nostro sito web;
• da terze parti (ad esempio autorità di regolamentazione/fonti disponibili al pubblico)

Perché WHCLS raccoglie informazioni personali?
Raccogliamo, conserviamo e utilizziamo i vostri dati personali per:

• valutare se un cliente è idoneo all'assistenza;
• fornire ai nostri clienti consulenza, assistenza e servizi legali;
• inviarvi le informazioni che avete richiesto;
• gestire eventuali reclami o domande;
• monitorare e valutare i servizi del WHCLS, anche nell'ambito di una peer review del servizio;

Possiamo anche raccogliere, conservare e utilizzare le informazioni personali per altri scopi:

• per i quali avete fornito il consenso;
• richiesti o autorizzati dalla legge;
• spiegato al momento della raccolta.

Utilizziamo inoltre le informazioni personali, dopo aver rimosso i dati di identificazione, per:

• soddisfare i nostri obblighi di rendicontazione/finanziamento;
• richiedere sovvenzioni per il finanziamento;
• eseguire ricerche e analisi statistiche;
• sostenere la nostra attività di advocacy (presentare osservazioni su questioni più ampie di diritto e riforma del diritto).

Quando WHCLS divulga le informazioni personali
Generalmente divulghiamo le informazioni personali ad altre persone o organizzazioni solo nella misura in cui ciò sia necessario per:

• aiutare i nostri clienti a risolvere i loro problemi legali (ad esempio, avvocati/esperti coinvolti nella questione); - risolvere un reclamo;
• rispondere a una richiesta o a una domanda; e
• per consentirci di fornire i nostri servizi e svolgere le nostre attività (ad esempio, fornitori di servizi esterni per la conservazione dei dati/archivi, corrieri/server di processo, ecc.)

In alcuni casi, e in conformità ai nostri obblighi legali e/o alle istruzioni dell'utente, potremmo divulgare le informazioni personali a un ente esterno come un tribunale, un'autorità giudiziaria, un ente finanziatore o un'organizzazione di controllo come Victoria Legal Aid, il Victorian Ombudsman o Legal Services Board and Commissioner.

Potremmo anche effettuare altre divulgazioni con il vostro consenso o altrimenti come richiesto o autorizzato dalla legge.

Non condivideremo i vostri dati personali con nessuno al di fuori dell'Australia (a meno che non si tratti di circostanze consentite o autorizzate dalla legge) senza il vostro consenso.

In che modo WHCLS conserva i vostri dati personali?
Conserviamo i vostri dati personali in varie forme, tra cui registri elettronici e file cartacei conservati in armadi o archiviati fuori sede.

Adottiamo misure ragionevoli per garantire che le informazioni personali in nostro possesso siano accurate, complete e aggiornate. Chiediamo alle persone di comunicarci i cambiamenti delle loro informazioni personali, in modo da poter aggiornare i nostri registri.

Come WHCLS protegge le informazioni personali
Adottiamo misure ragionevoli per proteggere le informazioni personali da perdita, uso improprio, accesso non autorizzato, modifica e divulgazione. A tal fine utilizziamo misure di sicurezza procedurali, fisiche e tecnologiche.

Limitiamo l'accesso ai nostri spazi di lavoro e ai nostri sistemi. Utilizziamo fornitori esterni di archiviazione dei dati solo se anche loro adottano misure ragionevoli per proteggere le informazioni personali.

Chiediamo al nostro personale di trattare con cura le informazioni personali e di accedere solo a quelle necessarie per svolgere il proprio lavoro. A tal fine utilizziamo politiche di utilizzo, barriere informative e controlli di accesso. Sebbene il WHCLS sia un servizio di Holstep Health, tutte le informazioni e i dettagli dei clienti del WHCLS sono mantenuti riservati dal personale del WHCLS e non sono disponibili per il personale o i servizi di Holstep Health .

Distruggiamo le informazioni cartacee quando non siamo più tenuti a conservarle per legge. Ciò avviene in conformità ai nostri obblighi legali. In generale, i documenti cartacei dei clienti possono essere distrutti 7 anni dopo la chiusura della pratica o la fornitura della consulenza legale, a meno che il cliente non richieda di conservarli più a lungo.

I servizi WHCLS sono limitati se si sceglie di rimanere anonimi
Le persone possono scegliere di non identificarsi quando ci contattano, ma questo può limitare il livello di servizio che possiamo fornire loro. Non possiamo fornire consulenza legale senza raccogliere informazioni personali rilevanti per la questione.

WHCLS utilizza identificatori unici
Creiamo un numero di cliente per ogni persona a cui forniamo consulenza legale. Questo ci aiuta a tenere un registro dei servizi forniti, a fare riferimenti appropriati e a evitare conflitti di interesse.

Come potete accedere e correggere le vostre informazioni personali
Se desiderate accedere o correggere le informazioni personali in nostro possesso, contattateci. Per proteggere i vostri dati personali, potremmo chiedervi di verificare la vostra identità prima di elaborare la vostra richiesta di accesso o correzione dei vostri dati personali.

Ci proponiamo di rispondere alle richieste di accesso e correzione entro 30 giorni, a meno che non si tratti di una richiesta complessa.

Accesso
Se disponiamo di informazioni personali che vi riguardano e alle quali avete diritto di accedere, vi contatteremo per organizzare l'accesso. È inoltre possibile richiedere copie di alcuni documenti del proprio fascicolo legale.

Se disponiamo di informazioni personali che non possiamo farvi accedere, vi spiegheremo il motivo per iscritto.

Correzione
Potete chiederci di correggere le informazioni personali in nostro possesso se ritenete che siano inaccurate, non aggiornate, incomplete, irrilevanti o fuorvianti.

Se concordiamo sulla necessità di correggere i vostri dati personali, adotteremo misure ragionevoli per farlo.

Se non siamo d'accordo sulla necessità di correggere i vostri dati personali, ve lo comunicheremo per iscritto:

• la nostra decisione e, ove possibile, la motivazione; e
• le possibili azioni che potete intraprendere se non siete d'accordo con la nostra decisione.

Reclami sulla privacy
Prendiamo sul serio i reclami e le preoccupazioni in materia di privacy.

La preghiamo di contattarci in caso di reclamo sul modo in cui abbiamo raccolto o gestito i suoi dati personali. Potete sollevare il problema direttamente con il vostro avvocato (se applicabile) o con l'Avvocato principale. A seconda della complessità del problema, potremmo chiedervi di presentare il vostro reclamo per iscritto.

Il nostro obiettivo è quello di risolvere i reclami in modo rapido ed equo. Nella maggior parte dei casi, ci proponiamo di rispondere al reclamo entro 30 giorni.

Se non siete soddisfatti della nostra risposta o se non abbiamo risposto al vostro reclamo entro un termine ragionevole, potete presentare un reclamo sulla privacy all'Ufficio del Commissario australiano per le informazioni.

Contatti
Tutte le richieste, i reclami e le domande possono essere indirizzate a:
Avvocato principale
Servizio legale della Comunità di Heidelberg Ovest
Posta: 21 Alamein Road, West Heidelberg 3081
E-mail: [email protected]
Telefono: (03) 9450 2002
Fax: (03) 9458 1067

Modifiche alla presente Informativa
Possiamo modificare la presente Informativa sulla privacy di tanto in tanto.