West Heidelberg Community Legal Service (WHCLS) adalah layanan yang ditawarkan oleh Holstep Health dan kami berkomitmen untuk menghormati dan melindungi privasi Anda sesuai dengan undang-undang privasi Australia yang berlaku.

WHCLS diwajibkan untuk mematuhi Prinsip Privasi Australia dalam Privacy Act 1988 (Persemakmuran) dan tergantung pada situasinya, WHCLS juga diwajibkan untuk mematuhi undang-undang privasi lain yang berlaku seperti Privacy and Data Protection Act 2014 (Vic).

Kebijakan ini menjelaskan bagaimana WHCLS menangani informasi pribadi Anda. Kebijakan ini tidak mencakup kewajiban kerahasiaan klien yang diuraikan dalam Brosur Piagam Klien WHCLS.

Informasi pribadi apa yang dikumpulkan WHCLS?
Informasi pribadi adalah informasi apa pun (termasuk gambar), baik yang benar maupun tidak, yang mengidentifikasi atau dapat mengidentifikasi Anda.

Jenis informasi pribadi yang kami kumpulkan tentang Anda bergantung pada interaksi kami dengan Anda. Jika Anda adalah
- klien WHCLS, informasi pribadi yang kami kumpulkan dapat mencakup nama, alamat, detail kontak, jenis kelamin, tanggal lahir, keadaan keuangan, tempat tinggal, detail masalah hukum, dan informasi sensitif seperti riwayat kriminal dan disabilitas;
- dalam perselisihan dengan klien kami atau terlibat dalam salah satu masalah kami, kami akan mengumpulkan nama, detail kontak, dan informasi Anda (pribadi atau lainnya) tentang perselisihan/masalah tersebut.

Untuk interaksi yang tidak terkait dengan sengketa/masalah hukum (misalnya jika Anda adalah pemasok/pelamar kerja/pengguna situs web), silakan lihat kebijakan privasi umumHolstep Health untuk mengetahui jenis informasi pribadi yang mungkin kami kumpulkan tentang Anda.

Informasi sensitif
Informasi sensitif adalah bagian dari informasi pribadi dan mencakup, informasi tentang asal ras/etnis, catatan kriminal, keyakinan agama, dan kesehatan seseorang. Kami mengumpulkan informasi sensitif jika diperlukan bagi kami untuk menjalankan fungsi atau aktivitas kami dan:

• Anda telah menyetujui pengumpulan tersebut; atau
• kami diwajibkan atau diberi wewenang oleh hukum untuk melakukannya.

Bagaimana WHCLS mengumpulkan informasi pribadi?
Ketika kami menjalankan aktivitas kami sebagai layanan hukum, kami mengumpulkan informasi pribadi:

• dari Anda (mis. secara langsung, melalui telepon);
• melalui dokumen yang kami terima (misalnya surat, dokumen pengadilan, email);
• melalui penggunaan situs web kami oleh Anda;
• dari pihak ketiga (misalnya otoritas pengatur/sumber yang tersedia untuk umum)

Mengapa WHCLS mengumpulkan informasi pribadi?
Kami mengumpulkan, menyimpan, dan menggunakan informasi pribadi Anda untuk:

• menilai apakah klien memenuhi syarat untuk mendapatkan bantuan;
• memberikan nasihat, bantuan, dan layanan hukum kepada klien kami;
• mengirimkan informasi yang Anda minta;
• menangani keluhan atau pertanyaan apa pun;
• memantau dan menilai layanan WHCLS, termasuk sebagai bagian dari tinjauan sejawat terhadap layanan;

Kami juga dapat mengumpulkan, menyimpan, dan menggunakan informasi pribadi untuk tujuan lain:

• yang telah Anda setujui;
• diwajibkan atau disahkan oleh hukum;
• dijelaskan pada saat pengambilan.

Kami juga menggunakan informasi pribadi, setelah menghapus detail identifikasi untuk:

• memenuhi kewajiban pelaporan/pendanaan kami;
• mengajukan permohonan hibah pendanaan;
• melakukan penelitian dan analisis statistik;
• mendukung advokasi kami (membuat pengajuan tentang isu-isu hukum dan reformasi hukum yang lebih luas).

Kapan WHCLS mengungkapkan informasi pribadi
Kami umumnya hanya mengungkapkan informasi pribadi, kepada orang atau organisasi lain, sejauh yang diperlukan, untuk:

• membantu klien kami dengan masalah hukum mereka (misalnya pengacara/ahli yang terlibat dalam masalah tersebut); - menyelesaikan keluhan;
• menanggapi pengajuan atau pertanyaan; dan
• memungkinkan kami untuk memberikan layanan kami dan menjalankan aktivitas kami (misalnya penyedia layanan eksternal untuk penyimpanan data/arsip, kurir/server proses, dan lain-lain).

Dalam beberapa kasus, dan sesuai dengan kewajiban hukum kami dan/atau instruksi Anda, kami dapat mengungkapkan informasi pribadi kepada badan eksternal seperti pengadilan, pengadilan, badan pendanaan, atau organisasi peninjau seperti Victoria Legal Aid, Ombudsman Victoria atau Dewan dan Komisioner Layanan Hukum.

Kami juga dapat melakukan pengungkapan lain dengan persetujuan Anda atau sebagaimana diwajibkan atau diizinkan oleh hukum.

Kami tidak akan membagikan informasi pribadi Anda kepada siapa pun di luar Australia (kecuali dalam keadaan yang diizinkan atau disahkan oleh hukum) tanpa persetujuan Anda.

Bagaimana WHCLS menyimpan informasi pribadi Anda?
Kami menyimpan informasi pribadi Anda dalam berbagai bentuk termasuk catatan elektronik, dan berkas kertas yang disimpan di lemari atau disimpan di luar lokasi.

Kami mengambil langkah-langkah yang wajar untuk memastikan informasi pribadi yang kami miliki akurat, lengkap, dan terkini. Kami meminta orang-orang untuk memberi tahu kami ketika informasi pribadi mereka berubah sehingga kami dapat memperbarui catatan kami.

Bagaimana WHCLS menjaga keamanan informasi pribadi
Kami mengambil langkah-langkah yang wajar untuk melindungi informasi pribadi dari kehilangan, penyalahgunaan, akses yang tidak sah, modifikasi, dan pengungkapan. Untuk melakukan hal ini, kami menggunakan pengamanan prosedural, fisik, dan teknologi.

Kami membatasi akses ke ruang kerja dan sistem kami. Kami hanya menggunakan penyedia penyimpanan data eksternal jika mereka juga akan mengambil langkah yang wajar untuk melindungi informasi pribadi.

Kami mewajibkan staf kami untuk menangani informasi pribadi dengan hati-hati, dan hanya mengakses apa yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka. Kami mendukung hal ini dengan kebijakan penggunaan, batasan informasi, dan kontrol akses. Meskipun WHCLS adalah layanan dari Holstep Health Holstep Health, semua informasi dan detail klien WHCLS disimpan secara rahasia oleh staf WHCLS dan tidak tersedia untuk staf atau layanan Holstep Health lainnya.

Kami memusnahkan informasi dalam bentuk cetak ketika kami tidak lagi diwajibkan oleh hukum untuk menyimpannya. Kami melakukan hal ini sesuai dengan kewajiban hukum kami. Secara umum, salinan cetak catatan klien dapat dimusnahkan 7 tahun setelah berkas ditutup atau nasihat hukum telah diberikan kecuali jika klien meminta untuk menyimpannya lebih lama.

Layanan WHCLS terbatas jika Anda memilih untuk tetap anonim
Orang dapat memilih untuk tidak mengidentifikasi diri mereka saat menghubungi kami, tetapi hal ini dapat membatasi tingkat layanan yang dapat kami berikan kepada mereka. Kami tidak dapat memberikan nasihat hukum tanpa mengumpulkan informasi pribadi yang relevan dengan masalah tersebut.

WHCLS menggunakan pengidentifikasi unik
Kami membuat nomor klien untuk setiap orang yang kami beri nasihat hukum. Hal ini membantu kami menyimpan catatan tentang layanan yang kami berikan, membuat rujukan yang tepat, dan menghindari konflik kepentingan.

Bagaimana Anda dapat mengakses dan memperbaiki informasi pribadi Anda
Silakan hubungi kami jika Anda ingin mengakses atau mengoreksi informasi pribadi yang kami simpan tentang Anda. Untuk melindungi informasi pribadi Anda, kami dapat meminta Anda untuk memverifikasi identitas Anda sebelum kami memproses permintaan Anda untuk mengakses atau memperbaiki informasi pribadi Anda.

Kami berupaya menanggapi permintaan akses dan koreksi dalam waktu 30 hari, kecuali jika permintaan tersebut merupakan permintaan yang rumit.

Akses
Apabila kami memiliki informasi pribadi tentang Anda yang berhak Anda akses, kami akan menghubungi Anda untuk mengatur akses. Anda juga dapat meminta salinan dokumen tertentu dari berkas hukum Anda.

Jika kami memiliki informasi pribadi tentang Anda yang tidak dapat kami berikan kepada Anda, kami akan menjelaskan alasannya secara tertulis.

Koreksi
Anda dapat meminta kami untuk mengoreksi informasi pribadi yang kami miliki tentang Anda jika menurut Anda informasi tersebut tidak akurat, kedaluwarsa, tidak lengkap, tidak relevan, atau menyesatkan.

Jika kami setuju bahwa informasi pribadi Anda perlu diperbaiki, kami akan mengambil langkah yang wajar untuk melakukannya.

Jika kami tidak setuju bahwa informasi pribadi Anda perlu diperbaiki, kami akan memberi tahu Anda secara tertulis:

• keputusan kami dan jika memungkinkan, alasannya; dan
• tindakan yang dapat Anda lakukan jika Anda tidak setuju dengan keputusan kami.

Keluhan Privasi
Kami menanggapi keluhan dan masalah terkait privasi dengan serius.

Silakan hubungi kami jika Anda memiliki keluhan tentang cara kami mengumpulkan atau menangani informasi pribadi Anda. Anda dapat menyampaikan keluhan kepada pengacara Anda secara langsung (jika ada), atau kepada Pengacara Utama. Kami mungkin, tergantung pada kompleksitas masalahnya, meminta Anda untuk mengajukan keluhan secara tertulis.

Kami bertujuan untuk menyelesaikan keluhan dengan cepat dan adil. Dalam sebagian besar kasus, kami berupaya menanggapi keluhan Anda dalam waktu 30 hari.

Jika Anda tidak puas dengan tanggapan kami atau kami belum menanggapi keluhan Anda dalam jangka waktu yang wajar, Anda dapat mengajukan keluhan privasi kepada Kantor Komisioner Informasi Australia.

Hubungi kami
Semua permintaan, keluhan, dan pertanyaan dapat ditujukan kepada:
Pengacara Utama
Layanan Hukum Masyarakat Heidelberg Barat
Surat Jalan Alamein 21, Heidelberg Barat 3081
Email: [email protected]
Telepon: (03) 9450 2002
Faksimile: (03) 9458 1067

Perubahan pada Kebijakan ini
Kami dapat mengubah Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu.