西海德堡社区法律服务（WHCLS）是Holstep Health 提供的一项服务，我们承诺根据适用的澳大利亚隐私法尊重和保护您的隐私。

WHCLS必须遵守1988年《隐私法》（澳大利亚联邦）中的澳大利亚隐私原则，并根据具体情况遵守其他适用的隐私法，如2014年《隐私和数据保护法》（维多利亚州）。

本政策解释了 WHCLS 如何处理您的个人信息。本政策不包括《WHCLS客户宪章手册》中规定的客户保密义务。

WHCLS收集哪些个人信息？
个人信息是指能识别或可能识别你的任何信息（包括图像），无论真实与否。

我们会根据与您的互动情况收集您的个人信息。如果您是
- WHCLS的客户，我们收集的个人信息可能包括您的姓名、地址、联系方式、性别、出生日期、财务状况、生活安排、法律问题的细节，以及犯罪史和残疾等敏感信息；
- 在与我们的客户发生争议或涉及我们的某项事务时，我们将收集您的姓名、联系方式以及有关争议/事务的信息（个人或其他信息）。

对于与法律纠纷/事项无关的互动（例如，如果您是供应商/求职者/网站用户），请参阅Holstep Health的一般隐私政策，了解我们可能收集的您的个人信息种类。

敏感信息
敏感信息是个人信息的一个子集，包括有关个人种族/民族血统、犯罪记录、宗教信仰和健康状况的信息。我们收集敏感信息的目的是为了履行我们的职能或开展我们的活动：

• 您已同意此类收集；或
• 法律要求或授权我们这样做。

WHCLS如何收集个人信息？
我们在开展法律服务活动时会收集个人信息：

• 例如，当面或通过电话）；
• 通过我们收到的文件（如信件、法庭文件、电子邮件）；
• 通过您使用我们的网站；
• 来自第三方（如监管机构/公开资料来源）

为什么 WHCLS 要收集个人信息？
我们收集、保存和使用您的个人信息是为了

• 评估客户是否有资格获得援助；
• 为客户提供法律咨询、援助和服务；
• 向您发送您要求的信息；
• 处理任何投诉或询问；
• 监测和评估 WHCLS 的服务，包括作为同行服务审查的一部分；

我们还可能出于其他目的收集、持有和使用个人信息：

• 您已表示同意；
• 法律要求或授权；
• 收款时解释。

在删除身份识别信息后，我们还将个人信息用于以下用途

• 履行我们的报告/资助义务；
• 申请资助；
• 进行研究和统计分析；
• 支持我们的宣传工作（就更广泛的法律和法律改革问题提交意见书）。

WHCLS 何时披露个人信息
我们一般只在必要的范围内向其他人或组织披露个人信息，以便

• 帮助我们的客户解决法律问题（如与案件有关的大律师/专家）； - 解决投诉；
• 答复提交的材料或询问；以及
• 使我们能够提供服务和开展活动（如数据存储/档案、快递/流程服务器等的外部服务提供商）。

在某些情况下，根据我们的法律义务和/或您的指示，我们可能会向外部机构披露个人信息，如法院、法庭、资助机构或审查组织，如维多利亚法律援助署、维多利亚州监察员或法律服务委员会和专员。

经您同意或法律要求或授权，我们还可能进行其他披露。

未经您的同意，我们不会与澳大利亚境外的任何人共享您的个人信息（除非在法律允许或授权的情况下）。

WHCLS 如何保存您的个人信息？
我们以各种形式存储您的个人信息，包括电子记录、纸质文件柜或异地存储。

我们会采取合理措施，确保我们所掌握的个人信息准确、完整且最新。当个人信息发生变化时，我们会要求用户告知我们，以便我们更新记录。

WHCLS 如何保护个人信息的安全
我们采取合理措施保护个人信息免遭丢失、滥用、未经授权的访问、修改和披露。为此，我们采用程序、物理和技术保障措施。

我们限制对工作空间和系统的访问。只有当外部数据存储提供商也采取合理措施保护个人信息时，我们才使用他们。

我们要求员工谨慎处理个人信息，只访问工作所需的信息。我们通过使用政策、信息屏障和访问控制来支持这一点。尽管 WHCLS 是Holstep Health 的一项服务，但所有 WHCLS 客户的信息和详细资料均由 WHCLS 员工保密，Holstep Health 其他员工或服务机构不得查阅。

当法律不再要求我们保存硬拷贝信息时，我们会将其销毁。我们这样做是为了履行我们的法律义务。一般来说，客户记录的硬拷贝可在档案结束或提供法律建议 7 年后销毁，除非客户要求保留更长时间。

如果您选择匿名，WHCLS 的服务将受到限制
人们在联系我们时可以选择不透露自己的身份，但这可能会限制我们为其提供的服务水平。如果不收集与问题相关的个人信息，我们就无法提供法律建议。

WHCLS 使用独特的标识符
我们为每位提供法律咨询的客户创建一个客户编号。这有助于我们记录所提供的服务，进行适当的转介，并避免利益冲突。

如何访问和更正您的个人信息
如果您想访问或更正我们所掌握的您的个人信息，请联系我们。为了保护您的个人信息，在处理您访问或更正个人信息的请求之前，我们可能会要求您验证身份。

我们的目标是在 30 天内对查阅和更正请求做出答复，除非是复杂的请求。

访问
如果我们拥有您有权查阅的个人信息，我们将与您联系安排查阅事宜。您也可以要求获得您法律档案中某些文件的副本。

如果我们有您的个人信息但无法让您访问，我们将以书面形式解释原因。

更正
如果您认为我们掌握的您的个人信息不准确、过时、不完整、不相关或具有误导性，您可以要求我们更正。

如果我们同意您的个人信息需要更正，我们将采取合理措施进行更正。

如果我们不同意您的个人信息需要更正，我们将以书面形式通知您：

• 我们的决定，并在可能的情况下，说明作出决定的理由；以及
• 如果您不同意我们的决定，您可以采取的行动。

隐私投诉
我们认真对待有关隐私的投诉和问题。

如果您对我们收集或处理您个人信息的方式有任何不满，请联系我们。您可以直接向您的律师（如适用）或首席律师提出问题。根据问题的复杂程度，我们可能会要求您提交书面投诉。

我们的目标是快速、公正地解决投诉。在大多数情况下，我们的目标是在 30 天内回复您的投诉。

如果您对我们的答复不满意，或者我们未在合理期限内对您的投诉做出答复，您可以向澳大利亚信息专员办公室提出隐私投诉。

联系我们
所有请求、投诉和询问均可直接联系
首席律师
西海德堡社区法律服务处
邮寄地址21 Alamein Road, West Heidelberg 3081
电子邮件：[email protected]
电话：(03) 9450 2002
传真：（03）9458 1067

本政策的变更
我们可能会不时修订本隐私政策。