Der West Heidelberg Community Legal Service (WHCLS) ist ein Service von Holstep Health und wir verpflichten uns, deine Privatsphäre in Übereinstimmung mit den geltenden australischen Datenschutzgesetzen zu respektieren und zu schützen.

WHCLS ist verpflichtet, die australischen Datenschutzgrundsätze im Privacy Act 1988 (Cth) einzuhalten und muss je nach den Umständen auch andere geltende Datenschutzgesetze wie den Privacy and Data Protection Act 2014 (Vic) einhalten.

Diese Richtlinie erklärt, wie WHCLS mit deinen persönlichen Daten umgeht. Diese Richtlinie deckt nicht die Vertraulichkeitsverpflichtungen der Kunden ab, die in der WHCLS Client Charter Broschüre beschrieben sind.

Welche persönlichen Informationen sammelt WHCLS?
Personenbezogene Daten sind alle Informationen (einschließlich Bilder), ob wahr oder nicht, die dich identifizieren oder identifizieren könnten.

Die Art der persönlichen Daten, die wir über dich sammeln, hängt von unserer Interaktion mit dir ab. Wenn du:
- ein Mandant von WHCLS bist, können die von uns erfassten personenbezogenen Daten deinen Namen, deine Adresse, deine Kontaktdaten, dein Geschlecht, dein Geburtsdatum, deine finanziellen Verhältnisse, deine Lebensumstände, Einzelheiten zu deinem rechtlichen Problem und sensible Informationen wie Vorstrafen und Behinderungen umfassen;
- bei einem Streit mit unserem Mandanten oder einer unserer Angelegenheiten erheben wir deinen Namen, deine Kontaktdaten und (persönliche oder sonstige) Informationen über den Streit/die Angelegenheit.

Für Interaktionen, die sich nicht auf einen Rechtsstreit/eine Angelegenheit beziehen (z.B. wenn du ein Lieferant/ein Bewerber/ein Website-Benutzer bist), verweise ich auf die allgemeinen Datenschutzrichtlinien vonHolstep Health für die Arten von personenbezogenen Daten, die wir über dich sammeln können.

Sensible Informationen
Sensible Daten sind eine Untergruppe der personenbezogenen Daten und umfassen Informationen über die rassische/ethnische Herkunft einer Person, Vorstrafen, religiöse Überzeugungen und Gesundheit. Wir erheben sensible Daten, wenn wir sie benötigen, um unsere Aufgaben oder Aktivitäten zu erfüllen und:

• du einer solchen Sammlung zugestimmt hast; oder
• wir gesetzlich dazu verpflichtet oder befugt sind, dies zu tun.

Wie sammelt WHCLS personenbezogene Daten?
Wenn wir unsere Tätigkeit als Rechtsdienstleister ausüben, sammeln wir personenbezogene Daten:

• von dir (z. B. persönlich, telefonisch);
• durch Dokumente, die wir erhalten (z.B. Briefe, Gerichtsdokumente, E-Mails);
• durch deine Nutzung unserer Website;
• von Dritten (z.B. Regulierungsbehörden/öffentlich zugängliche Quellen)

Warum sammelt WHCLS persönliche Daten?
Wir sammeln, speichern und nutzen deine persönlichen Daten, um:

• beurteilen, ob ein Kunde Anspruch auf Unterstützung hat;
• unseren Kunden Rechtsberatung, Unterstützung und Dienstleistungen anbieten;
• dir Informationen zukommen zu lassen, die du angefordert hast;
• sich um Beschwerden oder Fragen zu kümmern;
• die Dienstleistungen von WHCLS zu überwachen und zu bewerten, auch im Rahmen einer Peer Review der Dienstleistungen;

Wir können personenbezogene Daten auch für andere Zwecke sammeln, speichern und nutzen:

• für die du deine Zustimmung gegeben hast;
• gesetzlich vorgeschrieben oder erlaubt ist;
• zum Zeitpunkt der Abholung erklärt.

Wir verwenden personenbezogene Daten auch, nachdem wir identifizierende Details entfernt haben, um:

• unsere Berichts-/Finanzierungspflichten zu erfüllen;
• Zuschüsse beantragen;
• Recherchen und statistische Analysen durchführen;
• unsere Interessenvertretung zu unterstützen (Stellungnahmen zu allgemeinen Fragen des Rechts und der Rechtsreform).

Wann WHCLS personenbezogene Daten weitergibt
Wir geben personenbezogene Daten im Allgemeinen nur in dem Maße an andere Personen oder Organisationen weiter, wie es erforderlich ist, um:

• unseren Kunden bei ihrem rechtlichen Problem zu helfen (z.B. Anwälte/Sachverständige, die an der Angelegenheit beteiligt sind);- eine Beschwerde zu lösen;
• auf eine Eingabe oder Anfrage zu antworten; und
• die uns in die Lage versetzen, unsere Dienstleistungen zu erbringen und unsere Aktivitäten durchzuführen (z. B. externe Dienstleister für die Datenspeicherung/Archivierung, Kuriere/Prozessserver usw.).

In einigen Fällen und in Übereinstimmung mit unseren gesetzlichen Verpflichtungen und/oder deinen Anweisungen können wir personenbezogene Daten an eine externe Stelle wie ein Gericht, ein Tribunal, eine Finanzierungsstelle oder eine Prüforganisation wie Victoria Legal Aid, den Victorian Ombudsman oder Legal Services Board and Commissioner weitergeben.

Wir können mit deiner Zustimmung auch andere Offenlegungen vornehmen, die gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig sind.

Wir werden deine persönlichen Daten nicht ohne deine Zustimmung an Personen außerhalb Australiens weitergeben (es sei denn, dies ist gesetzlich erlaubt oder genehmigt).

Wie speichert WHCLS deine persönlichen Daten?
Wir speichern deine persönlichen Daten in verschiedenen Formen, z. B. in elektronischen Aufzeichnungen und in Papierakten, die in Schränken aufbewahrt oder an einem anderen Ort gelagert werden.

Wir ergreifen angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten richtig, vollständig und aktuell sind. Wir bitten die Menschen, uns mitzuteilen, wenn sich ihre persönlichen Daten ändern, damit wir unsere Unterlagen aktualisieren können.

Wie WHCLS persönliche Daten sicher aufbewahrt
Wir ergreifen angemessene Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung und Offenlegung zu schützen. Zu diesem Zweck setzen wir verfahrenstechnische, physische und technologische Schutzmaßnahmen ein.

Wir beschränken den Zugang zu unseren Arbeitsbereichen und Systemen. Wir nutzen externe Anbieter von Datenspeichern nur, wenn diese ebenfalls angemessene Maßnahmen zum Schutz persönlicher Daten ergreifen.

Wir verlangen von unseren Mitarbeitern, dass sie mit persönlichen Daten sorgsam umgehen und nur auf das zugreifen, was sie für ihre Arbeit benötigen. Wir unterstützen dies durch Nutzungsrichtlinien, Informationsbarrieren und Zugangskontrollen. Obwohl WHCLS ein Dienst von Holstep Health ist, werden alle Informationen und Details der WHCLS-Kunden von den WHCLS-Mitarbeitern vertraulich behandelt und sind für andere Mitarbeiter oder Dienste von Holstep Health nicht zugänglich.

Wir vernichten Daten auf Papier, wenn wir nicht mehr gesetzlich verpflichtet sind, sie aufzubewahren. Wir tun dies in Übereinstimmung mit unseren gesetzlichen Verpflichtungen. Im Allgemeinen können die Ausdrucke der Kundenunterlagen 7 Jahre nach Abschluss der Akte oder nach der Rechtsberatung vernichtet werden, es sei denn, der Kunde wünscht eine längere Aufbewahrung.

Die Dienstleistungen von WHCLS sind eingeschränkt, wenn du dich dafür entscheidest, anonym zu bleiben.
Menschen können sich dafür entscheiden, sich nicht zu identifizieren, wenn sie mit uns in Kontakt treten, aber das kann das Niveau der Dienstleistungen, die wir ihnen anbieten können, einschränken. Wir können keine Rechtsberatung anbieten, ohne persönliche Informationen zu sammeln, die für die Angelegenheit relevant sind.

WHCLS verwendet eindeutige Identifikatoren
Wir erstellen für jede Person, die wir rechtlich beraten, eine Kundennummer. Dies hilft uns, die von uns erbrachten Dienstleistungen zu dokumentieren, geeignete Überweisungen zu tätigen und Interessenkonflikte zu vermeiden.

Wie du deine persönlichen Daten einsehen und korrigieren kannst
Bitte wende dich an uns, wenn du die persönlichen Daten, die wir über dich gespeichert haben, einsehen oder korrigieren möchtest. Um deine persönlichen Daten zu schützen, können wir dich bitten, deine Identität zu überprüfen, bevor wir deinen Antrag auf Zugang oder Korrektur deiner persönlichen Daten bearbeiten.

Wir bemühen uns, Auskunfts- und Korrekturanfragen innerhalb von 30 Tagen zu beantworten, es sei denn, es handelt sich um eine komplexe Anfrage.

Zugang
Wenn wir über personenbezogene Daten über dich verfügen, auf die du ein Recht auf Zugang hast, werden wir dich kontaktieren, um den Zugang zu organisieren. Du kannst auch Kopien bestimmter Dokumente aus deiner Gerichtsakte anfordern.

Wenn wir persönliche Daten über dich haben, die wir dir nicht zugänglich machen können, werden wir dir schriftlich erklären, warum.

Berichtigung
Du kannst uns bitten, die persönlichen Daten, die wir über dich gespeichert haben, zu korrigieren, wenn du denkst, dass sie ungenau, veraltet, unvollständig, irrelevant oder irreführend sind.

Wenn wir der Meinung sind, dass deine persönlichen Daten korrigiert werden müssen, werden wir angemessene Schritte unternehmen, um dies zu tun.

Wenn wir nicht damit einverstanden sind, dass deine persönlichen Daten korrigiert werden müssen, werden wir dich schriftlich darüber informieren:

• unsere Entscheidung und, wenn möglich, die Gründe dafür; und
• die möglichen Maßnahmen, die du ergreifen kannst, wenn du mit unserer Entscheidung nicht einverstanden bist.

Datenschutz-Beschwerden
Wir nehmen Beschwerden und Bedenken zum Datenschutz ernst.

Bitte wende dich an uns, wenn du dich darüber beschwerst, wie wir deine persönlichen Daten gesammelt oder behandelt haben. Du kannst die Angelegenheit direkt mit deinem Anwalt (falls zutreffend) oder mit dem Hauptanwalt besprechen. Je nach Komplexität der Angelegenheit können wir dich bitten, deine Beschwerde schriftlich einzureichen.

Wir bemühen uns, Beschwerden schnell und fair zu lösen. In den meisten Fällen versuchen wir, innerhalb von 30 Tagen auf deine Beschwerde zu reagieren.

Wenn du mit unserer Antwort nicht zufrieden bist oder wir nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums auf deine Beschwerde geantwortet haben, kannst du eine Datenschutzbeschwerde beim Office of the Australian Information Commissioner einreichen.

Kontakt
Alle Anträge, Beschwerden und Fragen können an folgende Adresse gerichtet werden:
Hauptrechtsanwalt
Rechtsdienst der Gemeinde West Heidelberg
Post: 21 Alamein Road, West Heidelberg 3081
E-Mail: [email protected]
Telefon: (03) 9450 2002
Fax: (03) 9458 1067

Änderungen an dieser Richtlinie
Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit ändern.