Pravna služba zajednice West Heidelberg (WHCLS) je usluga koju nudi Holstep Health i obvezujemo se poštivati i štititi vašu privatnost u skladu s važećim australskim zakonima o privatnosti.

WHCLS je dužan pridržavati se australskih načela privatnosti u Zakonu o privatnosti iz 1988. (Cth) i, ovisno o okolnostima, dužan je pridržavati se i drugih primjenjivih zakona o privatnosti kao što je Zakon o zaštiti privatnosti i podataka iz 2014. (Vic).

Ova politika objašnjava kako WHCLS postupa s vašim osobnim podacima. Ova politika ne pokriva obveze povjerljivosti klijenata koje su navedene u brošuri Povelje o klijentima WHCLS-a.

Koje osobne podatke prikuplja WHCLS?
Osobni podatak je svaka informacija (uključujući slike), istinita ili ne, koja vas identificira ili bi vas mogla identificirati.

Vrsta osobnih podataka koje prikupljamo o vama ovisi o našoj interakciji s vama. Ako ste:
• kao klijent WHCLS-a, osobni podaci koje prikupljamo mogu uključivati vaše ime, adresu, kontakt podatke, spol, datum rođenja, financijske okolnosti, uvjete stanovanja, detalje pravnog problema i osjetljive podatke poput kaznene evidencije i invaliditeta;
• u sporu s našim klijentom ili ako ste uključeni u jedan od naših predmeta, prikupit ćemo vaše ime, kontaktne podatke i informacije (osobne ili druge) o sporu/predmetu.

Za interakcije koje se ne odnose na pravni spor/stvar (npr. ako ste dobavljač/kandidat za posao/korisnik web stranice), pogledajte opću politiku privatnosti tvrtke Holstep Health za vrste osobnih podataka koje možemo prikupljati o vama.

Osjetljive informacije
Osjetljivi podaci su podskup osobnih podataka i uključuju podatke o rasnom/etničkom podrijetlu osobe, kaznenoj evidenciji, vjerskim uvjerenjima i zdravlju. Prikupljamo osjetljive podatke ako su nam potrebni za obavljanje naših funkcija ili aktivnosti i:

• dali ste privolu za takvo prikupljanje; ili
• zakonski smo obvezni ili ovlašteni to učiniti.

Kako WHCLS prikuplja osobne podatke?
Kada obavljamo svoje aktivnosti kao pravna služba, prikupljamo osobne podatke:

• od vas (npr. osobno, telefonom);
• putem dokumenata koje primamo (npr. pisma, sudski dokumenti, e-poruke);
• putem vašeg korištenja naše web stranice;
• od trećih strana (npr. regulatornih tijela/javno dostupnih izvora)

Zašto WHCLS prikuplja osobne podatke?
Vaše osobne podatke prikupljamo, čuvamo i koristimo za:

• procijeniti ispunjava li klijent uvjete za pomoć;
• pružiti našim klijentima pravne savjete, pomoć i usluge;
• poslati vam informacije koje ste zatražili;
• rješavati sve pritužbe ili upite;
• pratiti i procjenjivati usluge WHCLS-a, uključujući i kao dio stručne ocjene usluge;

Također možemo prikupljati, čuvati i koristiti osobne podatke u druge svrhe:

• za koje ste dali privolu;
• zakonom propisano ili odobreno;
• objašnjeno prilikom prikupljanja.

Također koristimo osobne podatke, nakon uklanjanja identifikacijskih podataka, za:

• ispuniti naše obveze izvještavanja/financiranja;
• prijaviti se za financijska sredstva;
• provoditi istraživanja i statističke analize;
• podržite naše zagovaranje (podnesite prijedloge o širim pitanjima prava i reforme prava).

Kada WHCLS otkriva osobne podatke
Osobne podatke općenito otkrivamo drugim osobama ili organizacijama samo u mjeri u kojoj je to potrebno:

• pomoći našim klijentima s njihovim pravnim problemom (npr. odvjetnici/stručnjaci uključeni u stvar); • riješiti pritužbu;
• odgovoriti na podnesak ili upit; i
• omogućuju nam pružanje naših usluga i obavljanje naših aktivnosti (npr. vanjski pružatelji usluga za pohranu/arhiviranje podataka, kurirski/procesni poslužitelj itd.).

U nekim slučajevima, i u skladu s našim zakonskim obvezama i/ili vašim uputama, možemo otkriti osobne podatke vanjskom tijelu kao što je sud, tribunal, tijelo za financiranje ili organizacija za reviziju kao što su Victoria Legal Aid, Viktorijanski ombudsman ili Odbor i povjerenik za pravne usluge.

Također možemo objaviti i druge podatke uz vaš pristanak ili na drugi način kako to zahtijeva ili odobrava zakon.

Nećemo dijeliti vaše osobne podatke ni s kim izvan Australije (osim u okolnostima dopuštenim ili odobrenim zakonom) bez vašeg pristanka.

Kako WHCLS pohranjuje vaše osobne podatke?
Vaše osobne podatke pohranjujemo u raznim oblicima, uključujući elektroničke zapise i papirnate datoteke koje se čuvaju u ormarima ili izvan lokacije.

Poduzimamo razumne korake kako bismo osigurali da su osobni podaci koje posjedujemo točni, potpuni i ažurni. Molimo ljude da nas obavijeste kada se njihovi osobni podaci promijene kako bismo mogli ažurirati naše evidencije.

Kako WHCLS štiti osobne podatke
Poduzimamo razumne korake kako bismo zaštitili osobne podatke od gubitka, zlouporabe, neovlaštenog pristupa, izmjene i otkrivanja. U tu svrhu koristimo proceduralne, fizičke i tehnološke zaštitne mjere.

Ograničavamo pristup našim radnim prostorima i sustavima. Vanjske pružatelje usluga pohrane podataka koristimo samo kada će i oni poduzeti razumne korake za zaštitu osobnih podataka.

Zahtijevamo od našeg osoblja da pažljivo rukuje osobnim podacima i pristupa samo onome što im je potrebno za obavljanje posla. To podržavamo pravilima korištenja, informacijskim barijerama i kontrolama pristupa. Iako je WHCLS usluga Holstep Health , sve informacije i detalje klijenata WHCLS-a čuva povjerljivo osoblje WHCLS-a i nisu dostupni drugima Holstep Health osoblje ili usluge.

Uništavamo fizičke kopije podataka kada više nismo zakonski obvezni čuvati ih. To činimo u skladu s našim zakonskim obvezama. Općenito, fizičke kopije klijentskih zapisa mogu se uništiti 7 godina nakon zatvaranja predmeta ili pružanja pravnog savjeta, osim ako klijent ne zatraži da se čuvaju dulje.

Usluge WHCLS-a su ograničene ako odlučite ostati anonimni
Ljudi mogu odabrati da se ne identificiraju kada nas kontaktiraju, ali to može ograničiti razinu usluge koju im možemo pružiti. Ne možemo pružiti pravni savjet bez prikupljanja osobnih podataka koji su relevantni za predmet.

WHCLS koristi jedinstvene identifikatore
Za svaku osobu kojoj pružamo pravne savjete stvaramo klijentski broj. To nam pomaže da vodimo evidenciju usluga koje pružamo, dajemo odgovarajuće preporuke i izbjegavamo sukob interesa.

Kako možete pristupiti svojim osobnim podacima i ispraviti ih
Molimo kontaktirajte nas ako želite pristupiti ili ispraviti osobne podatke koje imamo o vama. Kako bismo zaštitili vaše osobne podatke, možemo vas zamoliti da potvrdite svoj identitet prije nego što obradimo vaš zahtjev za pristup ili ispravak vaših osobnih podataka.

Cilj nam je odgovoriti na zahtjeve za pristup i ispravak u roku od 30 dana, osim ako se ne radi o složenim zahtjevima.

Pristup
Ako imamo vaše osobne podatke kojima imate pravo pristupa, kontaktirat ćemo vas kako bismo dogovorili pristup. Također možete zatražiti kopije određenih dokumenata iz vašeg pravnog dosjea.

Ako imamo vaše osobne podatke kojima vam ne možemo dati pristup, pismeno ćemo vam objasniti zašto.

Ispravak
Možete nas zamoliti da ispravimo osobne podatke koje imamo o vama ako smatrate da su netočni, zastarjeli, nepotpuni, nebitni ili obmanjujući.

Ako se složimo da je potrebno ispraviti vaše osobne podatke, poduzet ćemo razumne korake da to učinimo.

Ako se ne slažemo da je potrebno ispraviti vaše osobne podatke, pismeno ćemo vas obavijestiti o:

• našu odluku i, gdje je to moguće, razlog za nju; i
• moguće radnje koje možete poduzeti ako se ne slažete s našom odlukom.

Pritužbe u vezi s privatnošću
Pritužbe i zabrinutosti u vezi s privatnošću shvaćamo ozbiljno.

Molimo kontaktirajte nas ako imate pritužbu na način na koji smo prikupili ili obradili vaše osobne podatke. Problem možete izravno podnijeti svom odvjetniku (ako je primjenjivo) ili glavnom odvjetniku. Ovisno o složenosti problema, možemo vas zamoliti da svoju pritužbu podnesete u pisanom obliku.

Cilj nam je brzo i pravedno rješavati pritužbe. U većini slučajeva nastojimo odgovoriti na vašu pritužbu u roku od 30 dana.

Ako niste zadovoljni našim odgovorom ili ako nismo odgovorili na vašu pritužbu u razumnom roku, možete podnijeti pritužbu zbog povrede privatnosti Uredu australskog povjerenika za informiranje.

Kontaktirajte nas
Sve zahtjeve, pritužbe i upite možete uputiti na:
Glavni odvjetnik
Pravna služba zajednice West Heidelberg
Pošta: Alamein Road 21, Zapadni Heidelberg 3081
E-pošta: [email protected]
Telefon: (03) 9450 2002
Faks: (03) 9458 1067

Izmjene ove Politike
Ovu Politiku privatnosti možemo s vremena na vrijeme mijenjati.