西海德堡社區法律服務(WHCLS)是Holstep Health 所提供的一項服務，我們承諾會依照適用的澳洲隱私權法律，尊重並保護您的隱私權。

WHCLS必須遵守1988年《隱私法》（Cth）中的澳洲隱私原則，並視情況遵守其他適用的隱私法律，如2014年《隱私與資料保護法》（Vic）。

本政策說明WHCLS如何處理您的個人資訊。本政策不涵蓋WHCLS客戶約章手冊中概述的客戶保密義務。

WHCLS收集哪些個人資訊？
個人資訊是指能夠識別或可能識別您的任何資訊（包括圖像），無論其真偽。

我們收集您個人資訊的種類取決於我們與您的互動關係。如果您是
- WHCLS的客戶，我們收集的個人資訊可能包括您的姓名、地址、聯絡方式、性別、出生日期、經濟狀況、生活安排、法律問題的細節，以及敏感資訊，如犯罪史和殘疾；
- 在與我們的客戶發生爭議或涉及我們的某項事務時，我們會收集您的姓名、聯絡方式以及與該爭議/事務相關的資訊（個人或其他）。

對於與法律爭議/事項無關的互動（例如，如果您是供應商/求職者/網站使用者），請參閱Holstep Health的一般隱私權政策，以瞭解我們可能收集到的您的個人資訊種類。

敏感資訊
敏感資訊是個人資訊的子集，包括個人的種族/民族血統、犯罪記錄、宗教信仰和健康資訊。我們收集敏感資訊的目的是為了執行我們的職能或活動，並且：

• 您已同意此類收集；或
• 法律要求或授權我們這樣做。

WHCLS如何收集個人資訊？
當我們進行法律服務活動時，我們會收集個人資訊：

• 例如：親自或透過電話）；
• 透過我們收到的文件（例如信件、法庭文件、電子郵件）；
• 透過您使用我們的網站；
• 來自第三方 (例如法規主管機關/公開來源)

WHCLS為什麼要收集個人資訊？
我們收集、持有和使用您的個人資訊是為了

• 評估客戶是否符合援助資格；
• 為我們的客戶提供法律建議、協助和服務；
• 向您發送您要求的資訊；
• 處理任何投訴或疑問；
• 監督和評估 WHCLS 的服務，包括作為同儕服務審查的一部分；

我們也可能為其他目的收集、持有和使用個人資訊：

• 您已同意的內容；
• 法律規定或授權；
• 收集時已說明。

在移除身份識別細節後，我們也會使用個人資訊：

• 履行我們的報告/撥款義務；
• 申請經費補助；
• 執行研究和統計分析；
• 支持我們的倡議（就更廣泛的法律和法律改革問題提交意見書）。

WHCLS何時揭露個人資訊
一般而言，我們只會在必要的範圍內，將個人資料透露給其他人或機構，以便

• 協助我們的客戶解決他們的法律問題 (例如涉及此事的大律師/專家)；- 解決申訴；
• 回覆意見書或詢問；以及
• 使我們能夠提供服務和進行活動（例如，資料儲存/檔案、快遞/流程伺服器等的外部服務供應商）。

在某些情況下，根據我們的法律義務和/或您的指示，我們可能會向外部機構披露個人資訊，例如法院、審裁處、資助機構或審查組織，例如維多利亞法律援助（Victoria Legal Aid）、維多利亞申訴專員（Victorian Ombudsman）或法律服務委員會（Legal Services Board and Commissioner）。

我們也可能在您同意或法律規定或授權的情況下進行其他揭露。

未經您的同意，我們不會與澳洲以外的任何人分享您的個人資訊（除非在法律允許或授權的情況下）。

WHCLS如何儲存您的個人資訊？
我們以各種形式儲存您的個人資訊，包括電子記錄、存放在櫃子裡或異地儲存的紙質檔案。

我們採取合理的步驟來確保我們所持有的個人資訊是準確、完整且最新的。當您的個人資訊有變更時，我們會請您告知我們，以便我們更新記錄。

WHCLS 如何保護個人資訊安全
我們採取合理的步驟保護個人資訊，以防止遺失、濫用、未經授權的存取、修改和洩露。為此，我們使用程序、實體和技術上的保障措施。

我們限制對工作區和系統的存取。我們只會在外部資料儲存供應商也會採取合理步驟保護個人資訊的情況下，才會使用這些供應商。

我們要求員工謹慎處理個人資訊，僅存取工作所需的資訊。我們通過使用政策、資訊屏障和存取控制來支持這一要求。儘管WHCLS是Holstep Health的一項服務，但所有WHCLS客戶的資料和細節都由WHCLS的員工保密，Holstep Health 其他員工或服務機構無法獲得這些資料。

當法律不再要求我們保留硬複本資訊時，我們會銷毀硬複本資訊。我們是依照法律規定的義務銷毀資料。一般而言，客戶記錄的硬複本可在檔案結束或提供法律建議 7 年後予以銷毀，除非客戶要求保留更長時間。

如果您選擇匿名，WHCLS的服務將受到限制
人們在與我們聯繫時可以選擇不透露自己的身份，但這可能會限制我們向他們提供服務的水平。如果不收集與問題相關的個人資訊，我們就無法提供法律建議。

WHCLS 使用獨特的識別碼
我們為每一位提供法律諮詢服務的人建立一個客戶號碼。這有助於我們記錄所提供的服務、進行適當的轉介以及避免利益衝突。

如何存取和更正您的個人資訊
如果您想要存取或更正我們所持有關於您的個人資訊，請與我們聯絡。為了保護您的個人資訊，在處理您存取或更正個人資訊的請求之前，我們可能會要求您確認身份。

除非是複雜的請求，否則我們的目標是在 30 天內回應存取和更正請求。

存取
如果我們擁有您有權存取的個人資訊，我們會與您聯絡安排存取。您也可以從您的法律檔案中索取某些文件的副本。

如果我們有無法讓您存取的個人資訊，我們會以書面方式說明原因。

更正
如果您認為我們所持有關於您的個人資訊不準確、過時、不完整、不相關或具誤導性，您可以要求我們更正。

如果我們同意您的個人資訊需要更正，我們會採取合理的步驟進行更正。

如果我們不同意您的個人資訊需要更正，我們將以書面通知您：

• 我們的決定，以及在可能的情況下，決定的理由；以及
• 如果您不同意我們的決定，您可能採取的行動。

隱私權投訴
我們會認真處理有關隱私權的投訴和疑慮。

如果您對我們收集或處理您個人資訊的方式有任何不滿，請與我們聯絡。您可以直接向您的律師（如適用）或首席律師提出問題。我們可能會視問題的複雜程度，要求您以書面方式提出申訴。

我們的目標是快速、公平地解決投訴。在大多數情況下，我們的目標是在 30 天內對您的投訴作出回應。

如果您對我們的回應不滿意，或者我們未在合理的時間內對您的投訴作出回應，您可以向澳洲資訊專員辦公室提出隱私權投訴。

聯絡我們
所有要求、投訴和查詢均可直接聯絡
首席律師
西海德堡社區法律服務處
郵寄21 Alamein Road, West Heidelberg 3081
電子郵件：[email protected]
電話：(03) 9450 2002
傳真：(03) 9458 1067

本政策的變更
我們可能會不時修訂本隱私權政策。